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在會務(wù)工作中有一項著名的定律,即“100-1=0”定律,形容整個會議中1%的疏忽就可能會導致100%的失敗。如何做到“零差錯”呢?筆者結(jié)合多年的會務(wù)實踐,梳理總結(jié)出以下“八字”心得。
嚴
“師曠之聰,不以六律,不能正五音。”會務(wù)工作首先要講政治,牢固樹立“四個意識”,必須堅持原則、符合規(guī)矩。黨的十八大以來,黨中央相繼出臺一系列關(guān)于改進會風的規(guī)定,尤其是中央八項規(guī)定及其實施細則對會務(wù)工作提出了新要求,必須嚴格執(zhí)行。會議是否應(yīng)該召開,會議的規(guī)模、形式如何以及會務(wù)如何保障等,都應(yīng)符合各項規(guī)定。如出現(xiàn)不符合規(guī)定的情形,會務(wù)人員必須堅持原則、敢于直言,及時向領(lǐng)導提出建議,在落實黨中央紀律要求面前絕不能搞變通、打折扣。
預(yù)
“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。”會前準備是整個會務(wù)的重點,也是工作量最大的一個階段。在明確掌握會議意圖、目標和要求的前提之下,要擬定詳細的會議籌備方案,對會議的議題、時間、參會人員范圍、會場布置方案、后勤保障等進行詳盡、細致的謀劃,并對工作任務(wù)進行分解。要預(yù)先考慮會議中可能出現(xiàn)的變化或意外情況,制定應(yīng)對緊急突發(fā)情況預(yù)案,對可能存在的問題和隱患提前解決、加強防范。
問
會務(wù)工作要求嚴謹細致,丁就是丁、卯就是卯,各環(huán)節(jié)都要堅決避免出現(xiàn)“可能”“應(yīng)該”“差不多”等情況。工作中務(wù)必準確把握領(lǐng)導意圖、明確辦會要求,不清楚的地方要問、要請示,不能想當然。特別是在遇到計劃外的事項時,更要及時問、勤請示,絕不能擅作主張。
細
“天下大事,必作于細。”籌備會務(wù)要認真對待細節(jié),不能有絲毫懈怠。對關(guān)鍵細節(jié)一定要多人核對、多次檢查,不放過任何一個疑點、不遮掩任何一處盲區(qū)。只有這樣,才能減少錯誤,收到良好的效果。如果會議的重點環(huán)節(jié)出現(xiàn)瑕疵,那么整個大會的效果就會大打折扣,因此必須做到思想上高度重視、精力上重點傾斜,確保萬無一失。
熟
籌備會議時,我們既要重溫會務(wù)的一般工作原則,也要對本次會議的具體內(nèi)容和特殊要求了然于胸。演員表演時講究“入戲”,會務(wù)工作人員也要講究“入會”,應(yīng)在會前提前熟悉會務(wù)全部內(nèi)容,包括會務(wù)工作涉及的部門、人員、材料、議程等,明確工作重點和應(yīng)對策略。唯有如此,才能有的放矢、處變不驚。
快
“今日事今日畢,明日事今安排。”辦會中遇到需要解決的任何事情,都要迅捷靈動,雷厲風行。“緩事要急辦”,對一些時限要求不高的工作,也要快節(jié)奏辦理,爭取工作主動性。會務(wù)工作繁雜多變,如果不立即辦理的話,容易忘記,也容易拖延成了急事而誤事。“急事更要急辦”,要第一時間作出快速反應(yīng),邊做邊思考。越是處置緊急事情,越是要穩(wěn)住心態(tài),不能亂了章法。
演
會前演練有助于發(fā)現(xiàn)和解決會務(wù)工作中可能出現(xiàn)的問題,更好地落實會議方案中的各項任務(wù)。要對會議細節(jié)進行逐項演練,在此基礎(chǔ)上制定詳細的分工明細表,使每個人都清楚自己的任務(wù),并了解其他人的任務(wù),確保工作沒有漏洞、任務(wù)沒有漏項、人員沒有漏位。對于大型會議,要深入會場、住地進行實地演練,根據(jù)大會日程一項項地對會務(wù)細節(jié)進行預(yù)演,按照“提前一天”“提前兩個小時”的標準做好會議場地布置工作,即每一個會場提前一天布置完畢,每一項活動提前一天部署到位;會務(wù)工作者提前兩個小時到達會場,一切準備工作提前兩個小時就緒。
變
很多會議活動,盡管事先策劃得非常周密,但總有可能出現(xiàn)各種意外情況,正所謂“智者千慮必有一失”。這就要求會務(wù)人員對會議活動內(nèi)容了如指掌,熟悉各項會務(wù)工作規(guī)則,對意外及突發(fā)情況的出現(xiàn)能夠第一時間察覺,并準確把握事情性質(zhì),在沒有時間請示領(lǐng)導的情況下,能夠結(jié)合會議活動現(xiàn)場狀況,作出準確的判斷,當機立斷解決問題。
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