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公文的寫作過程,大致可分為醞釀準(zhǔn)備、草擬初稿、修改定稿三個(gè)階段。每一個(gè)階段都有需要注意的事項(xiàng)。
醞釀準(zhǔn)備階段:要胸有成竹
“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”,公文寫作動(dòng)筆之前,也要對其有一個(gè)完整、可靠的規(guī)劃和準(zhǔn)備。事先準(zhǔn)備充分與否,直接影響以后寫作的進(jìn)度和質(zhì)量。公文寫作的準(zhǔn)備既包括內(nèi)容,也包括形式,要通過充分的醞釀準(zhǔn)備,達(dá)到對整篇公文胸有成竹。具體來說,公文寫作的準(zhǔn)備應(yīng)從以下幾方面著手。
1、明確“為什么寫”——主旨目的要明。
公文是公務(wù)活動(dòng)中傳情辦事的工具。每一篇公文的發(fā)出,都有其特定的作用,也就是公文所要達(dá)到的目的。寫一篇公文,首先要明確這篇公文是要達(dá)到什么樣的目的。根據(jù)公文寫作的目的來確定公文所要表明的主要觀點(diǎn)、主張,即公文的主題。
2、把握“寫什么”——材料搜集要全。
“巧婦難為無米之炊”,有無豐富的寫作材料和參考資料,對于一篇公文的成敗,起著十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要運(yùn)用和參考的有關(guān)資料。全方位地掌握了解資料后,思想觀點(diǎn)就會(huì)更加客觀,方法步驟就會(huì)切實(shí)可行,寫作起來也會(huì)游刃有余,寫出的公文才能豐滿充實(shí)。
3、確定“怎樣寫”——謀篇布局要細(xì)。
謀篇布局,就是圍繞主題把有關(guān)內(nèi)容組織成篇的過程。謀篇布局需要確定三個(gè)方面的內(nèi)容:
一是定格式。要根據(jù)公文的主旨和目的,確定公文的發(fā)文對象,選擇適當(dāng)?shù)奈姆N。
二是定結(jié)構(gòu)。要為公文建框搭架,即撰寫寫作提綱。寫作提綱至少要解決如下問題:一是要進(jìn)一步確定中心論點(diǎn)和寫作思路;二是要確定總體結(jié)構(gòu)、段落層次;三是要選擇主要材料和骨干事例;四是要初步擬出文章的大小標(biāo)題;五是要基本確定文章的開頭、結(jié)尾和論證方式。
三是定重點(diǎn)。要根據(jù)文章的主旨目的,確定哪一部分應(yīng)詳寫,哪一部分應(yīng)略寫。上述三個(gè)方面確定之后,剩下的就是文字工作了。
草擬初稿階段:要一氣呵成
準(zhǔn)備工作好比是“十月懷胎”,起草環(huán)節(jié)則是“一朝分娩”。初稿寫作要一氣呵成才能高效率地完成寫作任務(wù)。
1、身心俱入。
撰寫公文,也需要一種發(fā)自內(nèi)心的寫作欲望。公文寫作者應(yīng)當(dāng)力求變被動(dòng)為主動(dòng),形成一種“我要寫”的心理狀態(tài)。缺乏寫作欲望的時(shí)候,就達(dá)不到呼之欲出的境界,只有成竹在胸,才能激發(fā)寫作熱情。
2、一氣呵成。
初稿只是個(gè)“胚胎”,還有待修改,所以初稿寫作時(shí)不必過于拘謹(jǐn),盡可能寫得豐厚一些,放開來寫,根據(jù)主題表達(dá)的需要,做一些必要的調(diào)整。寫作時(shí)遇到難點(diǎn)不要停筆,“跳過”繼續(xù)往下寫。一氣呵成的文章,往往能文氣貫通,思路暢通。
3、不離主旨。
執(zhí)筆者在寫稿時(shí),在觀點(diǎn)、結(jié)論、主張等公文的思想、主題方面要按照既定方針,不能隨心所欲地改變和無限度地發(fā)揮,對自己的思想要有所收束,不能讓它代替領(lǐng)導(dǎo)和集體的意圖。
修改定稿階段:要雙向?qū)徃?/strong>
作為執(zhí)筆者,在修改公文時(shí),既要站在行文者的角度,又要從受文者的角度對公文進(jìn)行審改。
1、要站在行文者的角度檢驗(yàn)公文的準(zhǔn)確性。
對公文的修改,要從大處著眼,小處落筆,先檢查公文的主旨材料、通篇結(jié)構(gòu)是否有毛病,然后從字、詞、句、段逐一進(jìn)行檢驗(yàn)修改。
一看主題是否正確,表達(dá)是否清楚。首先檢查主題是否正確,是否符合有關(guān)法規(guī)、方針政策等等。主題正確了,再看主旨是否表達(dá)清楚,文章的思想性是否與主旨相統(tǒng)一。
二看結(jié)構(gòu)是否合理。修改時(shí)應(yīng)檢驗(yàn)結(jié)構(gòu)布局是否完整合理,有無殘缺脫漏;段落層次是否分明并合乎邏輯;過渡照應(yīng)是否恰當(dāng);開頭結(jié)尾是否得體等等。
三看選材是否正確、典型。根據(jù)寫作目的和公文主旨的需要,對初稿選用的材料要認(rèn)真檢驗(yàn)核實(shí)。對虛假失實(shí)的材料要堅(jiān)決舍棄;材料空洞貧乏的應(yīng)適當(dāng)補(bǔ)充以使主旨基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)。
四看語言是否精當(dāng),標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否規(guī)范。初稿形成后,要逐字逐句推敲語言,刪繁就簡。同時(shí),用詞要準(zhǔn),是否公文的語體特色。另外,還要檢查標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否恰當(dāng),有無錯(cuò)別字等。這些看似細(xì)枝末節(jié),但如果造成疏漏,就會(huì)使受文者產(chǎn)生誤解或引發(fā)歧義,甚至出現(xiàn)重大錯(cuò)誤。
2、要站在受文者的角度檢驗(yàn)公文的可行性。
執(zhí)筆者在修改公文時(shí),還要從受文者的角度出發(fā),對公文內(nèi)容的正確性、可行性和指導(dǎo)性進(jìn)行檢驗(yàn)。
一要查政策界限是否正確。每件公文規(guī)定要做什么,不要做什么,應(yīng)當(dāng)怎么做,政策界限必須正確,否則,在執(zhí)行中必然會(huì)產(chǎn)生偏差。
二要查措施辦法是否明確具體。要重視檢查“工作交代”是否明確。凡請示的文件,均須寫明情況和自己的要求及意見,并寫明希望何機(jī)關(guān)何人何時(shí)答復(fù)何項(xiàng)問題。凡指示的文件,對各級(jí)的要求,亦應(yīng)規(guī)定明確。
三要查措施辦法是否可行,各方面有無抵觸。文件提出的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的措施和解決問題的方法必須切實(shí)可行,否則,就可能成為一紙空文,達(dá)不到行文目的。
最后,公文完成后要注意查明下列問題:
提出措施、方法的理由是否充分,它與客觀條件是否符合,在行文范圍內(nèi)是否有普遍指導(dǎo)意義。
同時(shí),要檢查文件的內(nèi)容與上級(jí)發(fā)布的方針、政策、規(guī)定等是否保持一致,與同級(jí)平行機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定、辦法有無抵觸,與過去本單位制定的有關(guān)政策規(guī)定是否有矛盾。如有不一致的地方,要根據(jù)情況進(jìn)行修改或適當(dāng)處理。
另外,還要查看文稿本身的標(biāo)題和內(nèi)容、觀點(diǎn)和材料之間有無自相矛盾、互相抵觸的地方。以上三點(diǎn)得到全面解決,才能有效推動(dòng)受文者自覺地按公文要求行動(dòng),促進(jìn)公文目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
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