工作實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)專欄

　　電子公文是機(jī)關(guān)單位最為普遍的一類電子文件。推進(jìn)電子公文歸檔與管理工作，對(duì)于實(shí)現(xiàn)電子公文全程管理、打通機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)“最后一公里”具有重要意義；同時(shí)，也可以觸類旁通，為其他類型電子文件管理提供借鑒。開展電子公文歸檔和管理工作，要按照《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》、《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362—2020）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）等要求，把握好“三個(gè)關(guān)鍵”。

　　把握好系統(tǒng)這個(gè)關(guān)鍵前提

　　電子公文歸檔與管理要基于電子公文系統(tǒng)、歸檔接口和電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，即由電子公文系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收集和整理，通過歸檔接口將數(shù)據(jù)移交給電子檔案管理系統(tǒng)，再由電子檔案管理系統(tǒng)接收并進(jìn)行管理。三者各有分工，協(xié)同配合，缺一不可。

　　從功能要求上來(lái)說(shuō)，電子公文系統(tǒng)要會(huì)“整”，具備歸檔功能，通過內(nèi)置分類方案、歸檔范圍與保管期限表等工具和整理規(guī)則，能夠按照檔案管理要求自動(dòng)或半自動(dòng)完成電子公文及其元數(shù)據(jù)的收集與整理工作；歸檔接口要會(huì)“交”，能夠通過信息包方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，以在電子公文系統(tǒng)設(shè)計(jì)推送接口或者在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)捕獲接口的形式，將電子公文及元數(shù)據(jù)移交給電子檔案管理系統(tǒng)；電子檔案管理系統(tǒng)要會(huì)“管”，能夠完成接收并基于系統(tǒng)開展之后所有的業(yè)務(wù)管理工作，如保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計(jì)與移交等。

　　這些功能能不能實(shí)現(xiàn)、實(shí)現(xiàn)得好不好會(huì)直接影響電子公文歸檔和管理工作水平。比如，完善的系統(tǒng)能夠以“最多點(diǎn)一次”的方式實(shí)現(xiàn)一鍵歸檔、一鍵移交或者在系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)完成檢測(cè)、登記等，但未經(jīng)優(yōu)化的系統(tǒng)需要復(fù)雜操作才能完成一項(xiàng)簡(jiǎn)單任務(wù)，工作效能高下立判。因此，要高度重視系統(tǒng)這個(gè)關(guān)鍵前提，以智能化、智慧化為目標(biāo)把系統(tǒng)建設(shè)好，以盡可能少的人工干預(yù)保質(zhì)高效完成電子公文歸檔和管理工作。

　　把握好歸檔這個(gè)關(guān)鍵流程

　　在電子公文歸檔和管理工作中，電子公文歸檔對(duì)于電子公文真實(shí)性、完整性、可用性和安全性至關(guān)重要，是一個(gè)關(guān)鍵流程。在這個(gè)流程中，電子公文經(jīng)過文件收集、文件整理、文件移交和檔案接收４個(gè)環(huán)節(jié)12個(gè)步驟，實(shí)現(xiàn)了電子公文的規(guī)范整理，完成了從文件到檔案的轉(zhuǎn)變。歸檔工作是否符合要求，關(guān)鍵要看收集是否齊全完整、整理是否規(guī)范有序、移交接收是否經(jīng)過檢測(cè)和登記。具體可以從7個(gè)方面進(jìn)行驗(yàn)證：

　　一看文件，要求合法有效。要求形成的電子公文具備規(guī)范的格式、電子印章，具有國(guó)家規(guī)定的公文樣式和生效要件。即要求電子公文具備與之前運(yùn)轉(zhuǎn)紙質(zhì)公文同樣的“紅頭紅章”。

　　二看收集，要求齊全完整。即電子公文的稿本和元數(shù)據(jù)都要齊全完整。具體來(lái)說(shuō)，收文要有正本、文件處理單，發(fā)文要有正本、文件處理單、定稿、歷次修改稿（限于法律法規(guī)等重要文件）以及保留辦理過程全部修改信息的留痕稿，且“不能多不能少”；元數(shù)據(jù)要具有GB/T 39362—2020元數(shù)據(jù)基本集的10項(xiàng)必選元素，“可以多不能少”。

　　三看格式，要求版式固化。除了留痕稿、其他無(wú)法或不宜轉(zhuǎn)為OFD版式的附屬文件可以保留原格式（比如WPS、DOC、WAV等）外，其他稿本文件均以O(shè)FD版式歸檔。這些稿本一般保持多個(gè)獨(dú)立文件形式，不建議合并為單個(gè)OFD文件，避免給利用、信息公開等工作造成麻煩。格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。

　　四看整理，要求規(guī)范有序。按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）要求對(duì)電子公文進(jìn)行組件、排序等?？蔀橐患膩?lái)文與復(fù)文一般獨(dú)立成件，便于管理。

　　五看封裝，要求結(jié)構(gòu)科學(xué)。封裝類似于傳統(tǒng)檔案管理中的“裝盒”，即將整理完畢的電子公文和元數(shù)據(jù)封裝為歸檔信息包，既固化整理結(jié)果又方便交接。歸檔信息包要與檔號(hào)實(shí)現(xiàn)“三結(jié)合”，以檔號(hào)結(jié)構(gòu)逐級(jí)建立文件夾；最低一層文件夾以檔號(hào)命名；文件夾內(nèi)的元數(shù)據(jù)XML文件、各個(gè)稿本文件均以檔號(hào)為基礎(chǔ)命名。

　　六看檢測(cè)，要求四性通過。即按照《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70—2018）完成對(duì)歸檔信息包真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)。

　　七看登記，要求交接合規(guī)。登記是電子公文由文件轉(zhuǎn)為檔案、管理權(quán)限發(fā)生轉(zhuǎn)移的重要節(jié)點(diǎn)，需要根據(jù)情況按批次或按件形成固定樣式的《電子文件歸檔登記表》，待雙方簽章或簽名確認(rèn)后完成歸檔工作。

　　需要注意的是，上述7項(xiàng)要求包括登記在內(nèi)都應(yīng)當(dāng)由系統(tǒng)自動(dòng)完成，工作人員只需要對(duì)系統(tǒng)結(jié)果進(jìn)行檢查、確認(rèn)即可。

　　把握好管理的關(guān)鍵要求

　　在完成歸檔以后，電子公文管理任務(wù)主要集中在兩個(gè)方面：完成日常檔案業(yè)務(wù)工作；解決長(zhǎng)期安全保存問題。

　　完成日常檔案業(yè)務(wù)工作主要包括利用、統(tǒng)計(jì)、移交、鑒定、銷毀等管理要求。其中，利用應(yīng)當(dāng)遵守既有利用規(guī)則和國(guó)家有關(guān)信息安全、保密規(guī)定，允許利用者在權(quán)限范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。移交可以參照前述歸檔工作，按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求執(zhí)行。鑒定、銷毀等工作應(yīng)當(dāng)按照傳統(tǒng)檔案管理工作有關(guān)要求和程序進(jìn)行，銷毀時(shí)應(yīng)徹底刪除電子公文，并在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷毀活動(dòng)。利用、移交、鑒定、銷毀要建立完善、可行的工作流機(jī)制，通過預(yù)先設(shè)計(jì)好的條件和流程開展工作，不再依賴線下支持。

　　解決長(zhǎng)期安全保存問題主要包括存儲(chǔ)、備份、轉(zhuǎn)換與遷移等管理要求。存儲(chǔ)要求采用規(guī)范的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，基本要求與歸檔信息包一致，以保證電子公文不依賴特定管理系統(tǒng)仍舊可以維持整理結(jié)果和關(guān)聯(lián)關(guān)系。備份要求統(tǒng)籌制定備份方案和策略，對(duì)電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等實(shí)施近線備份、離線備份，有條件的可以異地進(jìn)行容災(zāi)備份。轉(zhuǎn)換和遷移是在存儲(chǔ)格式存在風(fēng)險(xiǎn)、離線存儲(chǔ)介質(zhì)需要更換、系統(tǒng)升級(jí)改造等情況下轉(zhuǎn)換載體、轉(zhuǎn)換格式，或者從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)的過程。轉(zhuǎn)換遷移工作應(yīng)當(dāng)參照《信息與文獻(xiàn)——數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過程》（ISO 13008—2012）等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。

　　總之，電子公文歸檔和管理是基于系統(tǒng)、在線完成的檔案管理工作，要堅(jiān)持管理與技術(shù)并重，兼顧業(yè)務(wù)和信息化需求，把握好“三個(gè)關(guān)鍵”，推動(dòng)工作盡快取得新成效。

　　延伸閱讀

　　黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例