主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)都是接受公文的機(jī)關(guān)，統(tǒng)稱受文機(jī)關(guān)。雖然同為受文機(jī)關(guān)，但是在用途、用法、編排上有很多區(qū)別，需要予以特別注意。

為什么要區(qū)分主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)

　　根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定，主送機(jī)關(guān)是“公文的主要受理機(jī)關(guān)”，抄送機(jī)關(guān)是“除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)”?？梢?，二者的責(zé)任完全不同，主送機(jī)關(guān)負(fù)有“主要受理”之責(zé)，對公文承擔(dān)辦理或答復(fù)責(zé)任；而抄送機(jī)關(guān)的責(zé)任僅限于“執(zhí)行或者知曉”。

　　特別是對于請示等要求上級辦理、答復(fù)的公文，主送機(jī)關(guān)一般只應(yīng)有一個。如果不區(qū)分主送、抄送機(jī)關(guān)，而是并列幾個受文機(jī)關(guān)，則各受文機(jī)關(guān)需做大量溝通協(xié)調(diào)工作，才能最終確定由誰主辦。如果受文機(jī)關(guān)之間缺乏有效溝通，則可能造成重復(fù)辦理或相互矛盾的處理結(jié)果，或者造成各受文機(jī)關(guān)相互“觀望”，甚至推諉扯皮、無人負(fù)責(zé)。因此，準(zhǔn)確標(biāo)注主送、抄送機(jī)關(guān)，明確公文主要受理責(zé)任，是公文得到及時準(zhǔn)確辦理的重要基礎(chǔ)。

　　歷史上，針對主送、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注不清的問題，我們黨曾多次要求糾正。例如，1948年10月20日，中央辦公廳規(guī)定：“凡需要辦理、回答的電報(bào)（文件），應(yīng)將主要機(jī)關(guān)放在主致位置，其他機(jī)關(guān)放在并告位置，不要平排并列，以致主次不分，無人負(fù)責(zé)；如果需要幾個機(jī)關(guān)或幾個人共同辦理回答，必須寫明何事情何人辦理回答等。”1951年2月1日，中共中央指示：“不論報(bào)告、請示或指示的文電，如為不但向著一人一機(jī)關(guān)，而且有兼告他人他機(jī)關(guān)之必要者，應(yīng)于寫明主管的人或機(jī)關(guān)之后，寫‘并告’二字，再接寫他人或他機(jī)關(guān)，以明責(zé)任。”

主送機(jī)關(guān)使用與編排

　　主送機(jī)關(guān)對公文負(fù)有“主要受理”之責(zé)，決定了：（1）主送機(jī)關(guān)須對公文所涉事項(xiàng)擁有相應(yīng)權(quán)限。（2）主送機(jī)關(guān)的標(biāo)注要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，符合行文規(guī)則和公文處理工作程序。（3）向上級機(jī)關(guān)行文，原則上主送一個上級機(jī)關(guān)。

　　如果不符合上述要求，就會導(dǎo)致這樣或那樣的問題。下面，分別介紹一下主送機(jī)關(guān)使用與編排中的常見誤區(qū)。

　?。ㄒ唬┲魉蜋C(jī)關(guān)使用中需要注意的6個誤區(qū)

　　1.誤以為所有文種都需標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。公文一般需標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，如通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函等。但也有一些文種，如決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告等，通常用于大范圍宣布重要事項(xiàng)、重大決策、法定事項(xiàng)，因此不必標(biāo)注特定的主送機(jī)關(guān)。

　　2.將同一公文更換主送機(jī)關(guān)后重復(fù)發(fā)送。該情況主要見于上行文。一些下級機(jī)關(guān)出于希望請示、報(bào)告得到更多上級機(jī)關(guān)重視，或者不想把上級機(jī)關(guān)標(biāo)注為抄送機(jī)關(guān)、單獨(dú)報(bào)送顯得更為尊重等考慮，會將同一件公文更換主送機(jī)關(guān)后重復(fù)報(bào)送給多個上級機(jī)關(guān)。例如：（1）將同樣內(nèi)容的公文，以縣委的名義報(bào)送市委，同時以縣政府的名義報(bào)送市政府。（2）以縣委的名義報(bào)送市委，同時以縣紀(jì)委的名義報(bào)送市紀(jì)委。

　　這種做法，可能導(dǎo)致同一件公文被不同上級機(jī)關(guān)重復(fù)辦理，擾亂上級機(jī)關(guān)的公文處理秩序，甚至可能導(dǎo)致不同上級機(jī)關(guān)的處理結(jié)果互相矛盾。正確的做法仍然是明確區(qū)分主送、抄送機(jī)關(guān)。以上面2種情況為例，第1個可以縣委、縣政府名義報(bào)送市委、市政府；第2個可以縣委名義報(bào)送市委，同時抄送市紀(jì)委。

　　3.上行文、下行文的發(fā)文機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)不是隸屬或領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系。《條例》規(guī)定，行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。因此，上行文和下行文的發(fā)文機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)之間必須是隸屬或領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系。例如：（1）上級政府與下級黨委（黨組）之間沒有隸屬關(guān)系，因此不能以下級黨委（黨組）名義向上級政府報(bào)送請示、報(bào)告。（2）上級黨委、政府的部門與下級黨委、政府平級，因此不能以上級黨委、政府的部門名義向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或在公文中提出指令性要求。

　　4.違規(guī)向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文?！稐l例》明確規(guī)定：“除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文。”這樣規(guī)定是因?yàn)?，上級機(jī)關(guān)的辦公廳（室）收到公文后，要按程序辦理并研究提出意見，再逐級報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如果直接將公文報(bào)送上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人，則可能會繞過正常的公文處理工作程序，不利于公文的集中、統(tǒng)一、規(guī)范辦理。例如：（1）對于舉辦會議、活動的請示，辦公廳（室）要根據(jù)本機(jī)關(guān)總體工作安排和負(fù)責(zé)人日程安排，合理研究確定時間、出席人等，之后再報(bào)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。如果下級機(jī)關(guān)直接將請示報(bào)上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，則可能會造成時間安排等方面的沖突。（2）對于涉及上級機(jī)關(guān)多個職能部門的請示，辦公廳（室）需先征求職能部門意見，再綜合各方面意見提出處理建議。如果下級機(jī)關(guān)直接將請示報(bào)上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，則可能會造成相關(guān)職能部門不知曉、意見無從反饋等問題。

　　5.重復(fù)報(bào)送主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。一些機(jī)關(guān)在向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文時，生怕上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人不能盡快、親自看到，就同時主送上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人，如縣政府主送“××市長并市政府”。還有的單位雖然沒有在主送機(jī)關(guān)中并列標(biāo)注上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人，但在實(shí)際報(bào)送時卻發(fā)送給上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人，或者在發(fā)送上級機(jī)關(guān)辦公廳（室）的同時，單獨(dú)給上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送1份。這些做法都是不正確的。給上級機(jī)關(guān)的公文，經(jīng)辦公廳（室）運(yùn)轉(zhuǎn)后上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人肯定會看到，重復(fù)報(bào)送可能造成同一件公文重復(fù)處理，也加重了領(lǐng)導(dǎo)的閱文負(fù)擔(dān)。

　　6.將相互隸屬的單位并列為主送機(jī)關(guān)。例如，請示、報(bào)告主送“市委、市委宣傳部”就是錯誤的。因?yàn)槭形麄鞑渴鞘形墓ぷ鞑块T，如果公文涉及其職責(zé)，市委自然會向市委宣傳部交辦，因而不必在主送機(jī)關(guān)中列出。如果確實(shí)有必要讓市委宣傳部執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容，可以將其列為抄送機(jī)關(guān)。

　　（二）主送機(jī)關(guān)的編排規(guī)則及典型錯情

　　《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。

　　實(shí)際工作中，主送機(jī)關(guān)編排方面的典型錯情主要有以下4種。

　　1.主送機(jī)關(guān)稱謂不規(guī)范?！稐l例》規(guī)定，主送機(jī)關(guān)“應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱”。需要注意的是：（1）主送機(jī)關(guān)只有一個或幾個單位的，應(yīng)當(dāng)一一列明機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。（2）普發(fā)性公文的主送機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。例如：“自治區(qū)黨委各部委，自治區(qū)各委、辦、廳、局”“各地（州、市），縣（市、區(qū)），鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）”，等等。（3）如果主送機(jī)關(guān)較多，而且同屬某類機(jī)關(guān)，但不是該類機(jī)關(guān)的全部的，可以使用“有關(guān)”統(tǒng)一指代。例如：“市直有關(guān)部門”“有關(guān)縣（市、區(qū)）黨委”，等等。

　　2.主送機(jī)關(guān)排序不規(guī)范。如果有多個主送機(jī)關(guān)，則應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范順序編排。其中，主送單位的，應(yīng)當(dāng)按照單位排序編排；特殊情況下主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的，應(yīng)當(dāng)按照禮賓排序編排。

　　3.主送機(jī)關(guān)名稱之間使用標(biāo)點(diǎn)符號不規(guī)范。主送多個機(jī)關(guān)的，各主送機(jī)關(guān)名稱之間應(yīng)當(dāng)規(guī)范使用標(biāo)點(diǎn)符號進(jìn)行分隔，以明晰其相互關(guān)系和層次。其中，同級同類主送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號，同級不同類主送機(jī)關(guān)名稱之間用逗號，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后標(biāo)注全角冒號。例如：“各市人力資源社會保障局，省廳各處室、直屬單位：”。一些公文在同級同類主送機(jī)關(guān)名稱之間用逗號，在同級不同類主送機(jī)關(guān)名稱之間用分號，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后用句號或者不加標(biāo)點(diǎn)符號，這些都是錯誤的。

　　4.主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致首頁不出現(xiàn)正文。為了保證公文的嚴(yán)肅性、真實(shí)性，防止偽造公文，公文的首頁必須顯示正文。如果主送機(jī)關(guān)名稱過多，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況。這種情況下，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。

抄送機(jī)關(guān)使用與編排

　　《條例》在“行文規(guī)則”一章中列舉了一些需要抄送的情況：（1）特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機(jī)關(guān)。（2）向上級機(jī)關(guān)行文，原則上主送一個上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，不抄送下級機(jī)關(guān)。（3）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個上級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機(jī)關(guān)。（4）向下級機(jī)關(guān)行文，主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。（5）上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個上級機(jī)關(guān)。

　　可見，抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)關(guān)外，與公文所涉事項(xiàng)緊密相關(guān)，需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，可以是上級、平級、下級或不相隸屬機(jī)關(guān)。下面，分別介紹一下抄送機(jī)關(guān)使用與編排中的常見誤區(qū)。

　　（一）抄送機(jī)關(guān)使用中需要注意的4個誤區(qū)

　　1.上行文抄送下級機(jī)關(guān)。根據(jù)《條例》規(guī)定，向下級機(jī)關(guān)的重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)，以便上級機(jī)關(guān)及時掌握工作動態(tài)。但是，向上級機(jī)關(guān)行文，卻不能抄送下級機(jī)關(guān)。這是因?yàn)?，上行文所涉事?xiàng)尚處于未定狀態(tài)，上級機(jī)關(guān)可能對請示不予批準(zhǔn)，也可能對報(bào)告提出不同意見。如果把上行文抄送下級機(jī)關(guān)，可能會讓下級機(jī)關(guān)誤以為相關(guān)事項(xiàng)已經(jīng)確定，進(jìn)而導(dǎo)致錯誤的執(zhí)行。

　　2.抄送主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。作為主送機(jī)關(guān)的相關(guān)負(fù)責(zé)人，肯定會看到公文。為了避免重復(fù)送閱，不必再抄送其1份。例如，縣政府向市政府報(bào)送請示、報(bào)告，就不能再抄送市長、副市長。

　　3.抄送機(jī)關(guān)過多。一些機(jī)關(guān)在確定抄送機(jī)關(guān)時奉行“廣撒網(wǎng)”的原則，特別是對于上級機(jī)關(guān)，不管公文重要不重要、與上級機(jī)關(guān)有沒有關(guān)系，都“習(xí)慣性”地抄送。殊不知，把文件抄送給無關(guān)機(jī)關(guān)，不僅會造成浪費(fèi)，而且會使抄送機(jī)關(guān)“莫名其妙”，增加其工作負(fù)擔(dān)，無謂擴(kuò)大知悉范圍，甚至造成泄密。因此，抄送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)工作需要和保密要求確定，既不能錯抄或漏抄，也不能隨意加抄。

　　4.把公文發(fā)給主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)以外的機(jī)關(guān)。一些機(jī)關(guān)會把公文發(fā)送給在主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)中都沒有標(biāo)注的機(jī)關(guān)，造成對方“丈二和尚摸不著頭腦”。因此，如果確實(shí)需要抄送對方，就明確標(biāo)注為抄送機(jī)關(guān)，不然就不要發(fā)送。

　　（二）抄送機(jī)關(guān)的編排規(guī)則及典型錯情

　　《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：（1）如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。（2）“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。（3）如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。（4）既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

　　實(shí)際工作中，抄送機(jī)關(guān)編排方面的典型錯情主要有以下7種。

　　1.抄送機(jī)關(guān)的稱謂不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)也“應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱”，相關(guān)要求與對主送機(jī)關(guān)稱謂的要求相同。

　　2.抄送機(jī)關(guān)排序不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照上下級關(guān)系和機(jī)關(guān)性質(zhì)排序：（1）對于不同級別的機(jī)關(guān)，按照上級、平級、下級的順序排列。過去那種對上級、平級、下級分列“抄報(bào)”“抄送”“抄發(fā)”的做法已經(jīng)不再使用了。但實(shí)踐中，發(fā)文機(jī)關(guān)為了體現(xiàn)對上級機(jī)關(guān)的尊重，往往對上級機(jī)關(guān)使用“抄報(bào)”字樣，這樣其實(shí)是不妥的。（2）對于同級別的機(jī)關(guān)，按照黨、政、軍、群的順序排列。（3）在“黨、政”中，一般按照地方黨委、政府在前，黨委、政府直屬機(jī)關(guān)在后的順序排列。

　　3.將發(fā)文機(jī)關(guān)的人員或部門作為抄送機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部的人員和部門怎么發(fā)送，是發(fā)文機(jī)關(guān)的內(nèi)部事務(wù)，不應(yīng)體現(xiàn)在公文中。

　　4.抄送機(jī)關(guān)名稱之間使用標(biāo)點(diǎn)符號不規(guī)范。抄送多個機(jī)關(guān)的，同級同類抄送機(jī)關(guān)名稱之間使用頓號；同級不同類抄送機(jī)關(guān)名稱之間，以及不同級抄送機(jī)關(guān)名稱之間使用逗號；最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱之后應(yīng)當(dāng)標(biāo)注句號，以表示結(jié)束。實(shí)踐中，常有最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱之后不加標(biāo)點(diǎn)符號的情況，是錯誤的。

　　5.版記字號有誤。與正文文字一般使用3號仿宋體字不同，版記部分的文字，包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在內(nèi)，一般使用4號仿宋體字。

　　6.版記左右空字不規(guī)范。公文版記部分的文字，包括抄送機(jī)關(guān)，以及印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在內(nèi)，編排時均應(yīng)左右各空一字。實(shí)踐中，一些公文的抄送機(jī)關(guān)居左頂格，或者左空二字編排，又或者回行時沒有右空一字，等等，都是不規(guī)范的。

　　7.抄送機(jī)關(guān)回行對齊不規(guī)范。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，抄送機(jī)關(guān)名稱回行時應(yīng)當(dāng)與冒號后的首字，即抄送機(jī)關(guān)名稱的首字對齊。實(shí)踐中，一些抄送機(jī)關(guān)名稱回行時頂格或與“抄送”的“抄”字對齊，都是不規(guī)范的。

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