主送機關(guān)和抄送機關(guān)都是接受公文的機關(guān)，統(tǒng)稱受文機關(guān)。雖然同為受文機關(guān)，但是在用途、用法、編排上有很多區(qū)別，需要予以特別注意。

為什么要區(qū)分主送機關(guān)和抄送機關(guān)

　　根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定，主送機關(guān)是“公文的主要受理機關(guān)”，抄送機關(guān)是“除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)”?？梢?，二者的責任完全不同，主送機關(guān)負有“主要受理”之責，對公文承擔辦理或答復責任；而抄送機關(guān)的責任僅限于“執(zhí)行或者知曉”。

　　特別是對于請示等要求上級辦理、答復的公文，主送機關(guān)一般只應(yīng)有一個。如果不區(qū)分主送、抄送機關(guān)，而是并列幾個受文機關(guān)，則各受文機關(guān)需做大量溝通協(xié)調(diào)工作，才能最終確定由誰主辦。如果受文機關(guān)之間缺乏有效溝通，則可能造成重復辦理或相互矛盾的處理結(jié)果，或者造成各受文機關(guān)相互“觀望”，甚至推諉扯皮、無人負責。因此，準確標注主送、抄送機關(guān)，明確公文主要受理責任，是公文得到及時準確辦理的重要基礎(chǔ)。

　　歷史上，針對主送、抄送機關(guān)標注不清的問題，我們黨曾多次要求糾正。例如，1948年10月20日，中央辦公廳規(guī)定：“凡需要辦理、回答的電報（文件），應(yīng)將主要機關(guān)放在主致位置，其他機關(guān)放在并告位置，不要平排并列，以致主次不分，無人負責；如果需要幾個機關(guān)或幾個人共同辦理回答，必須寫明何事情何人辦理回答等。”1951年2月1日，中共中央指示：“不論報告、請示或指示的文電，如為不但向著一人一機關(guān)，而且有兼告他人他機關(guān)之必要者，應(yīng)于寫明主管的人或機關(guān)之后，寫‘并告’二字，再接寫他人或他機關(guān)，以明責任。”

主送機關(guān)使用與編排

　　主送機關(guān)對公文負有“主要受理”之責，決定了：（1）主送機關(guān)須對公文所涉事項擁有相應(yīng)權(quán)限。（2）主送機關(guān)的標注要準確、恰當，符合行文規(guī)則和公文處理工作程序。（3）向上級機關(guān)行文，原則上主送一個上級機關(guān)。

　　如果不符合上述要求，就會導致這樣或那樣的問題。下面，分別介紹一下主送機關(guān)使用與編排中的常見誤區(qū)。

　?。ㄒ唬┲魉蜋C關(guān)使用中需要注意的6個誤區(qū)

　　1.誤以為所有文種都需標注主送機關(guān)。公文一般需標注主送機關(guān)，如通知、報告、請示、批復、議案、函等。但也有一些文種，如決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告等，通常用于大范圍宣布重要事項、重大決策、法定事項，因此不必標注特定的主送機關(guān)。

　　2.將同一公文更換主送機關(guān)后重復發(fā)送。該情況主要見于上行文。一些下級機關(guān)出于希望請示、報告得到更多上級機關(guān)重視，或者不想把上級機關(guān)標注為抄送機關(guān)、單獨報送顯得更為尊重等考慮，會將同一件公文更換主送機關(guān)后重復報送給多個上級機關(guān)。例如：（1）將同樣內(nèi)容的公文，以縣委的名義報送市委，同時以縣政府的名義報送市政府。（2）以縣委的名義報送市委，同時以縣紀委的名義報送市紀委。

　　這種做法，可能導致同一件公文被不同上級機關(guān)重復辦理，擾亂上級機關(guān)的公文處理秩序，甚至可能導致不同上級機關(guān)的處理結(jié)果互相矛盾。正確的做法仍然是明確區(qū)分主送、抄送機關(guān)。以上面2種情況為例，第1個可以縣委、縣政府名義報送市委、市政府；第2個可以縣委名義報送市委，同時抄送市紀委。

　　3.上行文、下行文的發(fā)文機關(guān)與主送機關(guān)不是隸屬或領(lǐng)導、指導關(guān)系。《條例》規(guī)定，行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。因此，上行文和下行文的發(fā)文機關(guān)與主送機關(guān)之間必須是隸屬或領(lǐng)導、指導關(guān)系。例如：（1）上級政府與下級黨委（黨組）之間沒有隸屬關(guān)系，因此不能以下級黨委（黨組）名義向上級政府報送請示、報告。（2）上級黨委、政府的部門與下級黨委、政府平級，因此不能以上級黨委、政府的部門名義向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或在公文中提出指令性要求。

　　4.違規(guī)向上級機關(guān)負責人報送公文?！稐l例》明確規(guī)定：“除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。”這樣規(guī)定是因為，上級機關(guān)的辦公廳（室）收到公文后，要按程序辦理并研究提出意見，再逐級報領(lǐng)導批準。如果直接將公文報送上級機關(guān)負責人，則可能會繞過正常的公文處理工作程序，不利于公文的集中、統(tǒng)一、規(guī)范辦理。例如：（1）對于舉辦會議、活動的請示，辦公廳（室）要根據(jù)本機關(guān)總體工作安排和負責人日程安排，合理研究確定時間、出席人等，之后再報負責人批準。如果下級機關(guān)直接將請示報上級機關(guān)負責人批準，則可能會造成時間安排等方面的沖突。（2）對于涉及上級機關(guān)多個職能部門的請示，辦公廳（室）需先征求職能部門意見，再綜合各方面意見提出處理建議。如果下級機關(guān)直接將請示報上級機關(guān)負責人批準，則可能會造成相關(guān)職能部門不知曉、意見無從反饋等問題。

　　5.重復報送主送機關(guān)負責人。一些機關(guān)在向上級機關(guān)報送公文時，生怕上級機關(guān)負責人不能盡快、親自看到，就同時主送上級機關(guān)負責人，如縣政府主送“××市長并市政府”。還有的單位雖然沒有在主送機關(guān)中并列標注上級機關(guān)負責人，但在實際報送時卻發(fā)送給上級機關(guān)負責人，或者在發(fā)送上級機關(guān)辦公廳（室）的同時，單獨給上級機關(guān)負責人報送1份。這些做法都是不正確的。給上級機關(guān)的公文，經(jīng)辦公廳（室）運轉(zhuǎn)后上級機關(guān)負責人肯定會看到，重復報送可能造成同一件公文重復處理，也加重了領(lǐng)導的閱文負擔。

　　6.將相互隸屬的單位并列為主送機關(guān)。例如，請示、報告主送“市委、市委宣傳部”就是錯誤的。因為市委宣傳部是市委的工作部門，如果公文涉及其職責，市委自然會向市委宣傳部交辦，因而不必在主送機關(guān)中列出。如果確實有必要讓市委宣傳部執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容，可以將其列為抄送機關(guān)。

　?。ǘ┲魉蜋C關(guān)的編排規(guī)則及典型錯情

　　《黨政機關(guān)公文格式》國家標準規(guī)定：主送機關(guān)編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記。

　　實際工作中，主送機關(guān)編排方面的典型錯情主要有以下4種。

　　1.主送機關(guān)稱謂不規(guī)范。《條例》規(guī)定，主送機關(guān)“應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱”。需要注意的是：（1）主送機關(guān)只有一個或幾個單位的，應(yīng)當一一列明機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。（2）普發(fā)性公文的主送機關(guān)，應(yīng)當使用同類型機關(guān)的統(tǒng)稱，并做到規(guī)范、穩(wěn)定。例如：“自治區(qū)黨委各部委，自治區(qū)各委、辦、廳、局”“各地（州、市），縣（市、區(qū)），鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）”，等等。（3）如果主送機關(guān)較多，而且同屬某類機關(guān)，但不是該類機關(guān)的全部的，可以使用“有關(guān)”統(tǒng)一指代。例如：“市直有關(guān)部門”“有關(guān)縣（市、區(qū)）黨委”，等等。

　　2.主送機關(guān)排序不規(guī)范。如果有多個主送機關(guān)，則應(yīng)當按照規(guī)范順序編排。其中，主送單位的，應(yīng)當按照單位排序編排；特殊情況下主送機關(guān)負責人的，應(yīng)當按照禮賓排序編排。

　　3.主送機關(guān)名稱之間使用標點符號不規(guī)范。主送多個機關(guān)的，各主送機關(guān)名稱之間應(yīng)當規(guī)范使用標點符號進行分隔，以明晰其相互關(guān)系和層次。其中，同級同類主送機關(guān)名稱之間用頓號，同級不同類主送機關(guān)名稱之間用逗號，最后一個主送機關(guān)名稱之后標注全角冒號。例如：“各市人力資源社會保障局，省廳各處室、直屬單位：”。一些公文在同級同類主送機關(guān)名稱之間用逗號，在同級不同類主送機關(guān)名稱之間用分號，最后一個主送機關(guān)名稱之后用句號或者不加標點符號，這些都是錯誤的。

　　4.主送機關(guān)名稱過多導致首頁不出現(xiàn)正文。為了保證公文的嚴肅性、真實性，防止偽造公文，公文的首頁必須顯示正文。如果主送機關(guān)名稱過多，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況。這種情況下，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記。

抄送機關(guān)使用與編排

　　《條例》在“行文規(guī)則”一章中列舉了一些需要抄送的情況：（1）特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的機關(guān)。（2）向上級機關(guān)行文，原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。（3）受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。（4）向下級機關(guān)行文，主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。（5）上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。

　　可見，抄送機關(guān)是除主送機關(guān)外，與公文所涉事項緊密相關(guān)，需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，可以是上級、平級、下級或不相隸屬機關(guān)。下面，分別介紹一下抄送機關(guān)使用與編排中的常見誤區(qū)。

　　（一）抄送機關(guān)使用中需要注意的4個誤區(qū)

　　1.上行文抄送下級機關(guān)。根據(jù)《條例》規(guī)定，向下級機關(guān)的重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)，以便上級機關(guān)及時掌握工作動態(tài)。但是，向上級機關(guān)行文，卻不能抄送下級機關(guān)。這是因為，上行文所涉事項尚處于未定狀態(tài)，上級機關(guān)可能對請示不予批準，也可能對報告提出不同意見。如果把上行文抄送下級機關(guān)，可能會讓下級機關(guān)誤以為相關(guān)事項已經(jīng)確定，進而導致錯誤的執(zhí)行。

　　2.抄送主送機關(guān)負責人。作為主送機關(guān)的相關(guān)負責人，肯定會看到公文。為了避免重復送閱，不必再抄送其1份。例如，縣政府向市政府報送請示、報告，就不能再抄送市長、副市長。

　　3.抄送機關(guān)過多。一些機關(guān)在確定抄送機關(guān)時奉行“廣撒網(wǎng)”的原則，特別是對于上級機關(guān)，不管公文重要不重要、與上級機關(guān)有沒有關(guān)系，都“習慣性”地抄送。殊不知，把文件抄送給無關(guān)機關(guān)，不僅會造成浪費，而且會使抄送機關(guān)“莫名其妙”，增加其工作負擔，無謂擴大知悉范圍，甚至造成泄密。因此，抄送機關(guān)應(yīng)當嚴格根據(jù)工作需要和保密要求確定，既不能錯抄或漏抄，也不能隨意加抄。

　　4.把公文發(fā)給主送機關(guān)、抄送機關(guān)以外的機關(guān)。一些機關(guān)會把公文發(fā)送給在主送機關(guān)、抄送機關(guān)中都沒有標注的機關(guān)，造成對方“丈二和尚摸不著頭腦”。因此，如果確實需要抄送對方，就明確標注為抄送機關(guān)，不然就不要發(fā)送。

　?。ǘ┏蜋C關(guān)的編排規(guī)則及典型錯情

　　《黨政機關(guān)公文格式》國家標準規(guī)定：（1）如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。（2）“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。（3）如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。（4）既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

　　實際工作中，抄送機關(guān)編排方面的典型錯情主要有以下7種。

　　1.抄送機關(guān)的稱謂不規(guī)范。抄送機關(guān)也“應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱”，相關(guān)要求與對主送機關(guān)稱謂的要求相同。

　　2.抄送機關(guān)排序不規(guī)范。抄送機關(guān)應(yīng)當按照上下級關(guān)系和機關(guān)性質(zhì)排序：（1）對于不同級別的機關(guān)，按照上級、平級、下級的順序排列。過去那種對上級、平級、下級分列“抄報”“抄送”“抄發(fā)”的做法已經(jīng)不再使用了。但實踐中，發(fā)文機關(guān)為了體現(xiàn)對上級機關(guān)的尊重，往往對上級機關(guān)使用“抄報”字樣，這樣其實是不妥的。（2）對于同級別的機關(guān)，按照黨、政、軍、群的順序排列。（3）在“黨、政”中，一般按照地方黨委、政府在前，黨委、政府直屬機關(guān)在后的順序排列。

　　3.將發(fā)文機關(guān)的人員或部門作為抄送機關(guān)。發(fā)文機關(guān)內(nèi)部的人員和部門怎么發(fā)送，是發(fā)文機關(guān)的內(nèi)部事務(wù)，不應(yīng)體現(xiàn)在公文中。

　　4.抄送機關(guān)名稱之間使用標點符號不規(guī)范。抄送多個機關(guān)的，同級同類抄送機關(guān)名稱之間使用頓號；同級不同類抄送機關(guān)名稱之間，以及不同級抄送機關(guān)名稱之間使用逗號；最后一個抄送機關(guān)名稱之后應(yīng)當標注句號，以表示結(jié)束。實踐中，常有最后一個抄送機關(guān)名稱之后不加標點符號的情況，是錯誤的。

　　5.版記字號有誤。與正文文字一般使用3號仿宋體字不同，版記部分的文字，包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在內(nèi)，一般使用4號仿宋體字。

　　6.版記左右空字不規(guī)范。公文版記部分的文字，包括抄送機關(guān)，以及印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在內(nèi)，編排時均應(yīng)左右各空一字。實踐中，一些公文的抄送機關(guān)居左頂格，或者左空二字編排，又或者回行時沒有右空一字，等等，都是不規(guī)范的。

　　7.抄送機關(guān)回行對齊不規(guī)范。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，抄送機關(guān)名稱回行時應(yīng)當與冒號后的首字，即抄送機關(guān)名稱的首字對齊。實踐中，一些抄送機關(guān)名稱回行時頂格或與“抄送”的“抄”字對齊，都是不規(guī)范的。

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