附件、附件說(shuō)明和附注都是《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）規(guī)定的18個(gè)公文格式要素之一，名字里都帶個(gè)“附”字，可以稱其為“附氏三兄弟”。這“哥仨”在公文格式要素“18條好漢”中排名比較靠后，再加上他們都姓“附”，容易被忽視和混淆。本文對(duì)它們的用途、用法、編排及常見(jiàn)錯(cuò)誤作逐一介紹。

一、附件

　　（一）附件的作用和效力

　　根據(jù)《條例》，附件是“公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料”。那么問(wèn)題來(lái)了，這些內(nèi)容直接寫(xiě)入正文不行嗎？為什么要用附件來(lái)承載呢？

　　設(shè)想一下，對(duì)于一些不屬于公文主要內(nèi)容，而是對(duì)主要內(nèi)容起解釋、說(shuō)明、補(bǔ)充、證實(shí)、參考作用，而且篇幅較長(zhǎng)、相對(duì)獨(dú)立的文字資料、規(guī)定、名單、數(shù)據(jù)、圖表、圖形等，如果將其直接寫(xiě)入正文，就會(huì)隔斷上下文的聯(lián)系、影響閱讀的連貫性。為了避免上述弊端，我們把它們從正文中抽離出來(lái)附在后面，成為附件。

　　由此可見(jiàn)，附件的作用是：一方面能夠補(bǔ)充、完善正文，另一方面又能使正文保持簡(jiǎn)潔、連貫。因?yàn)楦郊臼钦牡慕M成部分，所以其內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)與正文保持一致和銜接，并且與正文具有同等效力。

　　（二）附件使用中需要注意的兩個(gè)誤區(qū)

　　1. 將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件作為附件。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文，其公文正文主要起通知發(fā)布、提示說(shuō)明、明確要求等作用，而公文的主要內(nèi)容體現(xiàn)在被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件中。因此，這些被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件不應(yīng)當(dāng)被視為附件。它們應(yīng)當(dāng)另面編排，首頁(yè)不必標(biāo)注“附件”二字，也不必在正文后加附件說(shuō)明；其原有的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、抄送機(jī)關(guān)、版記等可不再標(biāo)注。

　　2. 以附件形式報(bào)送主報(bào)告。一些單位為了省事，常把本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話、內(nèi)部的工作總結(jié)和工作計(jì)劃、下級(jí)的報(bào)告等文件，以《×××關(guān)于報(bào)送〈××××××〉的報(bào)告》為題，直接“拿來(lái)”作為附件報(bào)送；而正文卻僅寥寥數(shù)筆，表述為“現(xiàn)將《××××××》報(bào)上”，或者簡(jiǎn)單重復(fù)附件主要內(nèi)容。然而，這些作為附件的原文件，在內(nèi)容、詳略、用語(yǔ)等方面往往達(dá)不到向上級(jí)報(bào)告的要求。例如，本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話稿可能部署了落實(shí)上級(jí)要求的有關(guān)措施，卻體現(xiàn)不出落實(shí)中遇到的問(wèn)題和具體的落實(shí)效果；本單位內(nèi)部的工作總結(jié)往往內(nèi)容繁多、面面俱到，卻達(dá)不到向上級(jí)報(bào)告要簡(jiǎn)明扼要、重點(diǎn)突出的要求；下級(jí)的報(bào)告代表了下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)情況的反映和認(rèn)識(shí)，卻不能代表本機(jī)關(guān)的判斷和態(tài)度，等等。因此，這些原文件可以作為附件，但不能作為向上級(jí)報(bào)告的主體內(nèi)容，而應(yīng)當(dāng)將有關(guān)內(nèi)容提煉、概括、補(bǔ)充、完善為報(bào)告正文。

　　（三）附件的編排規(guī)則及典型錯(cuò)情

　　《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)附件的編排有以下規(guī)定：（1）附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。（2）“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。（3）附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。（4）附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。（5）附件格式要求同正文。

　　實(shí)際工作中，附件編排方面的典型錯(cuò)情有以下5種。

　　1. 附件未與正文一起裝訂。沒(méi)有與正文裝訂在一起的附件，在印制、傳遞、保管等環(huán)節(jié)中，可能被不了解情況的同志視為獨(dú)立文件而單獨(dú)處理、打亂順序甚至遺失。因此，附件要盡量與正文裝訂在一起。

　　如果因?yàn)楹穸?、大小等原因，附件確實(shí)無(wú)法與正文裝訂在一起，則應(yīng)當(dāng)按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)，如“××呈﹝2021﹞32號(hào)附件1”。這樣標(biāo)注，可以使人較為容易地關(guān)注到附件與正文的一體關(guān)系，避免處理失誤。此外，在這種情況下，如果公文主件標(biāo)注了份號(hào)，也應(yīng)同時(shí)在附件左上角第二行頂格編排與主件相一致的份號(hào)。

　　2. 附件未編排在版記之前。版記是公文結(jié)束的標(biāo)志，如果把附件編排在版記之后，就在邏輯上把附件與公文割裂開(kāi)了。因此，一定要把附件編排在版記之前。如果附件本身即是有版記的正式公文，則應(yīng)當(dāng)把附件的版記編排在整個(gè)公文的版記之前。

　　3. 附件頁(yè)碼未連續(xù)編排。一件公文的頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)是連續(xù)和統(tǒng)一的。如果附件單獨(dú)編排頁(yè)碼，就會(huì)造成同一件公文有兩個(gè)或多個(gè)同樣的頁(yè)碼，不便于翻閱和查找。因此，附件的頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)接著正文連續(xù)編排，而不能單獨(dú)起排。

　　4. 附件順序號(hào)、標(biāo)題與附件說(shuō)明的表述不一致。包括順序不一致，即附件實(shí)際的編排順序與附件說(shuō)明標(biāo)注的順序號(hào)不一致；表述不一致，即附件標(biāo)題與附件說(shuō)明的表述不一致，如附件標(biāo)題為“×××同志在×××會(huì)議上的講話”，而附件說(shuō)明卻僅表述為“×××同志講話”，等等，這些都是不規(guī)范的。

　　5. “附件”二字中間空格不當(dāng)。如果公文有多個(gè)附件，則附件版心左上角標(biāo)注的“附件”二字中間不空格，后加附件順序號(hào)即可，如“附件1”；如果只有一個(gè)附件，則“附件”二字之間應(yīng)空一字，以使編排更加美觀。

　　此外，附件如需單獨(dú)標(biāo)注密級(jí)和保密期限，則應(yīng)當(dāng)在左上角第二行頂格編排；如果附件不與正文一起裝訂且有份號(hào)，則應(yīng)當(dāng)在左上角第三行，也就是份號(hào)之下一行頂格編排密級(jí)和保密期限。

二、附件說(shuō)明

　　（一）附件說(shuō)明的作用

　　一是提示附件存在。附件原本就是正文的一部分，為了向受眾提示這部分內(nèi)容的存在，可以在正文相關(guān)內(nèi)容處加括號(hào)注明“見(jiàn)附件”或“附后”，也可以緊接著正文標(biāo)注附件說(shuō)明，以防止附件被忽略。二是發(fā)揮附件目錄作用。與在正文中加括號(hào)標(biāo)注的做法不同，附件說(shuō)明把所有“公文附件的順序號(hào)和名稱”標(biāo)注在一起，使讀者能夠方便地看到公文有幾個(gè)附件，以及每個(gè)附件的名稱、順序，以便于查閱，防止附件散亂、丟失。

　　（二）附件說(shuō)明的編排規(guī)則及典型錯(cuò)情

　　《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：（1）如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。（2）如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（3）附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。如下圖。

　　實(shí)際工作中，附件說(shuō)明編排方面的典型錯(cuò)情有以下5種。

　　1. 不編排附件說(shuō)明。為了充分發(fā)揮附件說(shuō)明的上述作用，只要公文有附件，就不能省略附件說(shuō)明，也不能簡(jiǎn)單寫(xiě)“附件×份”。

　　2. 附件說(shuō)明編排位置錯(cuò)誤。

　?。?）《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定附件說(shuō)明編排在正文之下，能夠使閱讀者讀完正文后緊接著就能看到附件的整體情況。

　?。?）在正文下空一行左空二字編排，能夠使附件說(shuō)明醒目突出、美觀得體。

　?。?）編排在發(fā)文機(jī)關(guān)署名、印章和成文日期之上，能夠更好地體現(xiàn)附件與正文的一體關(guān)系。實(shí)際工作中，有的在正文下一行直接編排附件說(shuō)明，而沒(méi)有空一行；也有的未左空二字而頂格編排附件說(shuō)明；還有的編排在發(fā)文機(jī)關(guān)署名、印章和成文日期之下，這些都是錯(cuò)誤的。

　　3. 附件順序號(hào)標(biāo)注不規(guī)范。附件順序號(hào)應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。實(shí)際工作中，有的用漢字“一、二、三……”，或者用加括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字“（1）（2）（3）……”等標(biāo)注，都是不規(guī)范的。此外，附件順序號(hào)后面應(yīng)當(dāng)標(biāo)注小圓點(diǎn)，而不能使用冒號(hào)、頓號(hào)、逗號(hào)等。

　　4. 附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。一些公文在附件名稱后標(biāo)注逗號(hào)、分號(hào)、句號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，或者把附件用書(shū)名號(hào)括起來(lái)，這些都是不規(guī)范的。

　　5. 附件名稱回行對(duì)齊不規(guī)范。一些公文附件名稱字?jǐn)?shù)較多，回行后的首字沒(méi)有與上一行附件名稱的首字對(duì)齊（齊肩），而是頂格或者左空二字編排，是不規(guī)范的。

三、附注

　　（一）附注的作用

　　根據(jù)《條例》，附注是“公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)”，常用于以下4種情況。

　　1. 說(shuō)明公文的印發(fā)傳達(dá)范圍、方式和時(shí)限。公文的印發(fā)傳達(dá)范圍用于說(shuō)明公文供什么范圍的人員閱讀或者向什么范圍的人員傳達(dá)，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”。印發(fā)傳達(dá)范圍是發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要和安全保密要求確定的，受文機(jī)關(guān)不得擅自擴(kuò)大或者縮小印發(fā)傳達(dá)范圍，確需改變的，需征得發(fā)文機(jī)關(guān)同意。此外，下行文的附注還可以用來(lái)說(shuō)明印發(fā)傳達(dá)的具體方式、時(shí)限等要求，如“×月×日前口頭傳達(dá)至鄉(xiāng)科級(jí)以上干部”。

　　2. 標(biāo)注公文的聯(lián)系人和聯(lián)系方式。如果一份公文沒(méi)有標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系方式，而受文機(jī)關(guān)又需要了解相關(guān)情況，往往就得花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間、打多個(gè)電話才能問(wèn)到發(fā)文機(jī)關(guān)真正掌握情況人員的聯(lián)系方式，這是公文處理工作的常見(jiàn)“痛點(diǎn)”。而通過(guò)附注標(biāo)注清楚聯(lián)系人和聯(lián)系方式，能夠大大降低溝通成本，提高公文處理工作效率。特別是對(duì)于請(qǐng)示件，更應(yīng)當(dāng)標(biāo)明聯(lián)系人和聯(lián)系方式。

　　3. 提示保密要求。這種附注主要用于避免公文的閱讀者因不了解相關(guān)保密管理規(guī)定，無(wú)意中泄露文件信息的情況，發(fā)揮著重要的保密提示作用。如“此件屬工作秘密，嚴(yán)禁通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、微信等傳播使用和對(duì)外發(fā)布”。

　　4. 標(biāo)注材料來(lái)源。這種附注多用于簡(jiǎn)報(bào)資料，如“根據(jù)×××提供材料整理”“摘自×年×月×日《×××報(bào)》”，等等。

　　需要注意的是，附注是對(duì)公文整體的說(shuō)明，而不是對(duì)公文具體內(nèi)容的解釋和注釋。對(duì)公文具體內(nèi)容的解釋和注釋，可以通過(guò)在正文中加括注說(shuō)明，或者加注釋的方式實(shí)現(xiàn)。

　　（二）附注的編排規(guī)則及典型錯(cuò)情

　　《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。如下圖。

　　實(shí)際工作中，附注編排方面的典型錯(cuò)情有以下兩種。

　　1. 附注編排位置錯(cuò)誤。

　　附注的編排位置需注意兩點(diǎn)：

　?。?）附注編排在成文日期之下，而不像附件說(shuō)明一樣位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名、印章和成文日期之上。

　?。?）附注需居左空二字編排。實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，有的公文把附注編排在發(fā)文機(jī)關(guān)署名、印章和成文日期之上；有的在版記之上一行編排；還有的未左空二字而頂格編排或者右空二字編排，這些做法都是不規(guī)范的。

　　2. 附注的編排方法錯(cuò)誤。

　　附注編排的方法需注意兩點(diǎn)：

　?。?）附注的編排需要加圓括號(hào)。

　　（2）如果附注較長(zhǎng)需回行時(shí)，回行后的首字應(yīng)當(dāng)頂格編排。

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