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做好會(huì)前準(zhǔn)備,這五步是關(guān)鍵

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  凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。做好會(huì)前準(zhǔn)備是確保優(yōu)質(zhì)高效開好會(huì)議的基礎(chǔ)。會(huì)前準(zhǔn)備要走好“方案制定、會(huì)議通知、名單收集、會(huì)場布置、會(huì)場查驗(yàn)”關(guān)鍵五步。

方案制定

  根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)和要求,第一時(shí)間摸清情況是制定會(huì)議方案的前提:

  一是確定會(huì)議主題,搞清楚會(huì)議是了解情況、解決問題還是安排部署,掌握會(huì)議背景、主要內(nèi)容、以往慣例等。

  二是確定會(huì)議類型,搞清楚會(huì)議是全體大會(huì)、座談會(huì)還是報(bào)告會(huì),掌握會(huì)議時(shí)長、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、具體范圍等。

  三是確定會(huì)議形式,搞清楚會(huì)議是現(xiàn)場工作會(huì)、電視電話會(huì)還是網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì),是上下座(設(shè)主席臺(tái))、圓桌座還是面對(duì)面座,掌握會(huì)議場地布局。

  在摸清基本情況的基礎(chǔ)上起草會(huì)議方案,其要素包括會(huì)議時(shí)間、舉辦地點(diǎn)、主要內(nèi)容、會(huì)議議程、參會(huì)范圍、其他事項(xiàng)等(見例1)。

  會(huì)議通知

  會(huì)議方案確定后,要根據(jù)會(huì)議方案起草會(huì)議通知。會(huì)議通知要做到簡明扼要、重點(diǎn)突出、要求明確(見例2)。

  下發(fā)會(huì)議通知,需要注意以下幾點(diǎn):

  一是根據(jù)會(huì)議方案明確的參會(huì)范圍,精準(zhǔn)梳理具體的參會(huì)單位,準(zhǔn)確發(fā)送會(huì)議通知,以便收集參會(huì)人員名單。

  二是準(zhǔn)備參會(huì)入場券(或電子邀請(qǐng)函等),寫明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn),與會(huì)議通知一并發(fā)送,參會(huì)人員憑入場券進(jìn)入會(huì)場。

  三是做好會(huì)議方案中相關(guān)任務(wù)責(zé)任單位的通知工作。

名單收集

  參會(huì)單位收到會(huì)議通知后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上報(bào)參會(huì)人員名單,會(huì)務(wù)人員在匯總名單時(shí)要注意以下幾點(diǎn):

  一是參會(huì)人員如果不是會(huì)議通知確定的人員,了解清楚請(qǐng)假原因并在參會(huì)人員名單中注明。

  二是將各單位名單回執(zhí)分類存放,以便精準(zhǔn)核實(shí)參會(huì)人員信息。

  三是參會(huì)人員名單盡量不要手動(dòng)錄入電腦,這樣名字極易出錯(cuò),且一旦出現(xiàn)失誤很難被發(fā)現(xiàn)。為避免這種失誤,可以找一份與此次參會(huì)范圍基本一致的最近一次會(huì)議的參會(huì)人員名單,對(duì)照名單回執(zhí)逐一核實(shí),不參加的刪除,有漏掉的錄入,最后將名單回執(zhí)的信息與梳理匯總的信息逐一核對(duì),確保無遺漏。

  四是參會(huì)人員名單梳理匯總后,由兩名工作人員進(jìn)行核對(duì),對(duì)有疑問的名字和職務(wù),要對(duì)照名單回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn),確保準(zhǔn)確無誤。

會(huì)場布置

  根據(jù)參會(huì)人員名單布置會(huì)場,需要注意以下幾點(diǎn):

  一是對(duì)接會(huì)場,了解會(huì)場桌椅具體擺放情況,如桌椅總數(shù)與參會(huì)人數(shù)是否相符,會(huì)場共有幾排,每排擺放桌椅的數(shù)量是多少,參會(huì)人員進(jìn)出是否方便等。

  二是編排參會(huì)人員座次,座次圖確定后,核對(duì)人數(shù),確保座次人數(shù)與參會(huì)人數(shù)一致,尤其要對(duì)照參會(huì)人員名單核對(duì)座次圖,確保名字準(zhǔn)確無誤。

  三是制作桌簽,有序擺放。

  四是時(shí)刻關(guān)注請(qǐng)假人員變動(dòng)情況,同步更新參會(huì)人員名單、座次圖、會(huì)場布置等。

會(huì)場查驗(yàn)

  會(huì)場布置完成后,要實(shí)地查驗(yàn)以下幾項(xiàng)內(nèi)容:

  一是查驗(yàn)顯示屏、話筒、音響、燈光、室溫,逐一確認(rèn)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

  二是查驗(yàn)會(huì)標(biāo)、指示牌、座次圖、桌簽、座椅,逐一核對(duì)是否準(zhǔn)確無誤。

  三是查驗(yàn)候會(huì)室、衛(wèi)生間、音控室,逐一熟悉路線。

  會(huì)前準(zhǔn)備還需要關(guān)注會(huì)議材料、會(huì)議報(bào)道、會(huì)場管理、會(huì)后總結(jié)等具體事項(xiàng)。如,會(huì)議材料,要核對(duì)主持詞,確保與會(huì)議議程保持一致;核對(duì)材料標(biāo)題,確保與會(huì)議內(nèi)容保持一致;核對(duì)印發(fā)數(shù)量、擺放范圍,確保與會(huì)議要求保持一致。會(huì)議報(bào)道,需安排攝影攝像記者提前一小時(shí)到會(huì)場,熟悉會(huì)場、調(diào)試設(shè)備。會(huì)場管理,負(fù)責(zé)會(huì)場安全、會(huì)場簽到、會(huì)議服務(wù)的工作人員需提前半小時(shí)就位。同時(shí),會(huì)前要安排好會(huì)后工作復(fù)盤、資料整理、檔案收集等事項(xiàng)。

工作實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)專欄

發(fā)布時(shí)間:2023年01月30日 14:23 來源:“秘書工作”微信公眾號(hào) 編輯:石光輝 打印