2021年7月，習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作作出重要批示，強(qiáng)調(diào)“要把蘊(yùn)含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時(shí)代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進(jìn)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好”。做好大型會(huì)議籌辦過(guò)程中形成檔案的收集整理工作，為下次會(huì)議的組織籌辦提供第一手素材資料和重要參考，需重點(diǎn)做好“三步走”。

　　負(fù)責(zé)會(huì)議籌辦的工作組成立后，需第一時(shí)間研究制定會(huì)議文件材料歸檔工作制度。制定歸檔工作制度應(yīng)注意把握以下重點(diǎn)。

　　明確承辦人責(zé)任。會(huì)務(wù)工作承辦人對(duì)經(jīng)辦會(huì)議的組織或辦件流程最為熟悉，對(duì)做了什么工作、形成了哪些材料、研提了哪些建議、領(lǐng)導(dǎo)有何批示與要求等最為了解。由承辦人梳理辦件材料、分類(lèi)整理歸檔，可以有效確保檔案齊全完整、科學(xué)有序。

　　給出具體翔實(shí)的操作指南。歸檔工作制度中宜采用直接列出存檔要素、細(xì)致明確整理要求等方法，承辦人“按圖索驥”操作即可迅速上手。

　　以籌辦領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議為例，常規(guī)的有會(huì)議請(qǐng)示、通知、安排、名單、席次、講話（含領(lǐng)導(dǎo)修改的花臉稿）、主持詞、會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)要等存檔要素，有的還包括與外單位溝通對(duì)接的往來(lái)文件。

　　一場(chǎng)會(huì)議結(jié)束后，承辦人應(yīng)逐一對(duì)照存檔要素核對(duì)收集相關(guān)文件材料，確保歸檔文件材料齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。

　　宜用通俗易懂表述。關(guān)于檔案收集、排序、著錄等環(huán)節(jié)，歸檔工作制度中宜用大白話代替檔案專(zhuān)業(yè)詞句，使承辦人不用過(guò)多琢磨即可理解掌握。

　　加入自查動(dòng)作。歸檔工作制度中還應(yīng)詳細(xì)列出自查選項(xiàng)，如是否按相應(yīng)會(huì)議要素齊全收集、每件檔案的內(nèi)容是否完整等，由承辦人逐一對(duì)照自查，確認(rèn)完成后進(jìn)行勾選。

　　強(qiáng)化過(guò)程管理，做到“隨辦隨收隨整理”，從源頭上抓好檔案工作。

　　加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。工作組人員到位后，應(yīng)及時(shí)組織開(kāi)展會(huì)議文件材料歸檔業(yè)務(wù)專(zhuān)題培訓(xùn)，由檔案員對(duì)檔案收集的范圍、責(zé)任主體、流程及注意事項(xiàng)等進(jìn)行講解說(shuō)明，重點(diǎn)對(duì)歸檔工作制度進(jìn)行詳細(xì)解讀，必要時(shí)使用PPT或者現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操演示等方式，增強(qiáng)培訓(xùn)的參與感、畫(huà)面感，幫助大家更好認(rèn)識(shí)檔案、理解檔案、親近檔案，形成“及時(shí)收集、規(guī)范整理”的良好檔案意識(shí)和工作習(xí)慣。

　　加強(qiáng)督促，落實(shí)全過(guò)程管理。檔案員應(yīng)通過(guò)組內(nèi)碰頭會(huì)、日常溝通等方式就做好會(huì)議文件材料歸檔進(jìn)行提醒。承辦人應(yīng)在一場(chǎng)會(huì)議結(jié)束或辦件辦結(jié)后及時(shí)將相關(guān)文件材料進(jìn)行收集整理歸檔，確因手頭工作忙碌暫時(shí)難以完成歸檔任務(wù)的，可提出延期申請(qǐng)，但要限定歸檔時(shí)間。對(duì)已辦結(jié)完一段時(shí)間的文件材料，檔案員要及時(shí)向承辦人進(jìn)行催收移交。

　　加強(qiáng)溝通反饋，整理共性疑問(wèn)。檔案員應(yīng)對(duì)各承辦人交來(lái)的歸檔文件材料加強(qiáng)審核把關(guān)，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確不規(guī)范的地方及時(shí)反饋修改，減少后期不必要的返工。

　　在此過(guò)程中，可對(duì)檔案收集整理過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題和共性疑問(wèn)予以匯集整理，編寫(xiě)檔案整理注意事項(xiàng)，發(fā)承辦人進(jìn)行工作提醒。

　　保障后續(xù)檔案檢索利用的精準(zhǔn)定位和高效便捷，需開(kāi)展好檔案的“二次整理”。

　　梳理“行軍圖”，明確大致脈絡(luò)。檔案員應(yīng)及時(shí)梳理整個(gè)工作組籌辦工作的脈絡(luò)和每場(chǎng)會(huì)議的組織實(shí)施情況，形成系統(tǒng)完備的歸檔文件分類(lèi)。

　　一般而言，首先是制定總體方案、報(bào)批設(shè)立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)、明確人員組成、協(xié)調(diào)對(duì)接各方面相關(guān)檔案，搭起“樹(shù)干”；之后按照預(yù)備會(huì)議、開(kāi)幕會(huì)、分組討論、閉幕會(huì)等具體會(huì)議場(chǎng)次依次展開(kāi)收集，穿插收集簡(jiǎn)報(bào)快報(bào)、保密、新聞、內(nèi)部管理等相關(guān)檔案，形成“樹(shù)枝”。二者有機(jī)結(jié)合，籌辦工作的全貌即可清晰完整呈現(xiàn)出來(lái)。

　　集體“作戰(zhàn)”，開(kāi)展承辦人復(fù)核工作。由檔案員將前期收集的歸檔文件材料分門(mén)別類(lèi)初步整理后返回各承辦人，由承辦人綜合考量會(huì)議開(kāi)展時(shí)間節(jié)點(diǎn)、歸檔文件材料重要程度等因素進(jìn)行再次梳理，認(rèn)真細(xì)致進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。承辦人完成梳理補(bǔ)充后，由檔案員進(jìn)行匯總審核，并報(bào)工作組相關(guān)負(fù)責(zé)人審閱同意后正式移交檔案部門(mén)。

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