集中回收文件是指發(fā)文單位在相對集中的時間、地點按照文件管理要求,回收收文單位的文件。面對集中回收文件多、收文單位多、各收文單位文件份數(shù)不同等復雜情況,發(fā)文單位應在以下三方面發(fā)力,打好“組合拳”。
01
功在平時,夯實回收文件的數(shù)據(jù)基礎
登記要素全面
發(fā)文單位除登記日期、發(fā)文字號、文件標題、文件密級、發(fā)布層次等基本要素外,還要根據(jù)不同文件分門別類登記其他一些要素。
比如,上級來文的轉發(fā)或翻印分發(fā)要登記承辦人、來文單位、來文(翻印)份數(shù)及份號范圍等要素;而本級印發(fā)的文件要登記擬稿單位、審核單位、審核經辦人、簽發(fā)人、印制份數(shù)及份號范圍、成文日期、印發(fā)日期等要素。做到發(fā)文登記要素全面,分發(fā)的文件信息能追蹤、可查詢。
核發(fā)精準到位
嚴格按照有關規(guī)定,核發(fā)收文單位的文件份數(shù)和份號,確保每個文件份號對應一個單位。
文印部門必須嚴格按照規(guī)定印制文件,并在符合保密要求的前提下移交發(fā)文單位,交接雙方須在交接單上簽字,以確認文件移交手續(xù)的完成。
準確分發(fā)文件
發(fā)文單位要將文件與發(fā)文通知單一并密封,發(fā)文通知單內含收文單位名稱或具體人員名字、發(fā)出日期、通知單編號(順號)、發(fā)文字號、密級、份數(shù)、開始份號和結束份號、標注“如收到文件與此單不符,請即電話聯(lián)系××單位核對”等信息,按照機要方式發(fā)送至收文單位或單位具體人員。
02
謀劃要細,做足準備提高效率
周密部署,健全方案
要多方征求意見,層層把關完善,制定符合實際的實施方案。
比如,起草《關于做好××年度××文件清退和銷毀工作的通知》及附件《清退清單》,可以向具有代表性的收文單位征求建議,核對《清退清單》列出的應回收文件的各要素,確保列出的需回收的文件各要素準確無誤;向疫情防控部門咨詢相關政策,確保制定的方案切實可行。
細分單位,現(xiàn)場不紊
分時段、分批次回收,明確各收文單位的清退日期、清退地點,避免收文單位扎堆清退,或某一時段“無人問津”的現(xiàn)象。明確各收文單位清退文件和銷毀文件責任,避免僅靠發(fā)文單位負責回收文件、銷毀文件時,因清點人員少、回收件量大等而難以高效完成任務。
工作前移,提高效率
充分發(fā)揮收文單位的文件管理功能,提前做好清退文件的準備工作。
比如,收文單位可以提前按照《清退清單》所列文件發(fā)文字號順序整理文件,去除文件處理標簽等附加材料?;厥瘴募r,發(fā)文單位和收文單位的機要文秘人員須同時在場,按照《清退清單》所列文件發(fā)文字號順序依次清點,既方便又快捷。
結合有關要求,多形式回收文件
提倡收文單位采用多種規(guī)定方式將應清退文件送到發(fā)文單位。發(fā)文單位在簽收收文單位通過機要方式清退的文件時,要有兩人同時在場,現(xiàn)場檢查信封有無打開痕跡、封條是否粘貼完好等情況。對信封存在開封、封條不符合規(guī)定要求的信封,要及時聯(lián)系收文單位,核查運轉環(huán)節(jié)所有能夠接觸到信封的單位和人員,嚴格按照文件管理規(guī)定,及時消除泄密的風險隱患。
03
認真清點,全面準確回收文件
清點發(fā)文字號、份號、份數(shù),確保應回收的文件一份不少
要嚴格按照發(fā)文登記記錄,認真清點回收的文件,確保收文單位清退的文件發(fā)文字號正確、份數(shù)齊全、份號與發(fā)文記錄對應。
清點文件頁碼、頁面、騎馬訂和釘眼,確?;厥盏奈募旰脽o損
要逐份逐頁清點回收的文件,確保文件不能缺頁、殘頁。對缺頁、殘頁的文件,要查明是分發(fā)時存在缺頁、殘頁,還是分發(fā)后裁剪或拆開文件等原因造成的缺頁、殘頁,并查清缺頁、殘頁的去向和原因,堅決防止失密、泄密的現(xiàn)象發(fā)生。
要檢查騎馬訂和釘眼與分發(fā)時是否一致。比如,分發(fā)文件的騎馬訂是圓形,而回收文件的騎馬訂是板形,則表明該文件存在被拆換騎馬訂的操作。又如,釘眼與騎馬訂不一致或存在多余釘眼時,則表明文件存在被拆開的可能,須要查明原因,杜絕隱患。
清點文件內容、收文單位、《清退清單》,確保回收的文件屬于應回收的文件
要認真查看文件標題和內容,避免文件形似而實不是。
比如,同是白頭1號文件,文件首頁發(fā)文字號、份數(shù)、份號、頁碼一樣,既可能是中央文件,也可能是省委文件,如果不認真檢查第2頁的標題或內容,就有存在混淆兩個文件的可能。
對個別未按照時限要求退文的收文單位,要及時通過發(fā)布通知、電話告知等方式提醒,催促收文單位盡快按照通知要求完成清退文件任務,確保應退文件的收文單位一家不漏,應回收的文件一份不少。
要清點《清退清單》,互留憑證。發(fā)文單位和收文單位人員要在《清退清單》上簽字確認,以示文件回收和清退手續(xù)的完成。
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