集中回收文件是指發(fā)文單位在相對(duì)集中的時(shí)間、地點(diǎn)按照文件管理要求，回收收文單位的文件。面對(duì)集中回收文件多、收文單位多、各收文單位文件份數(shù)不同等復(fù)雜情況，發(fā)文單位應(yīng)在以下三方面發(fā)力，打好“組合拳”。

01

功在平時(shí)，夯實(shí)回收文件的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

　　登記要素全面

　　發(fā)文單位除登記日期、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、文件密級(jí)、發(fā)布層次等基本要素外，還要根據(jù)不同文件分門別類登記其他一些要素。

　　比如，上級(jí)來文的轉(zhuǎn)發(fā)或翻印分發(fā)要登記承辦人、來文單位、來文（翻?。┓輸?shù)及份號(hào)范圍等要素；而本級(jí)印發(fā)的文件要登記擬稿單位、審核單位、審核經(jīng)辦人、簽發(fā)人、印制份數(shù)及份號(hào)范圍、成文日期、印發(fā)日期等要素。做到發(fā)文登記要素全面，分發(fā)的文件信息能追蹤、可查詢。

　　核發(fā)精準(zhǔn)到位

　　嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，核發(fā)收文單位的文件份數(shù)和份號(hào)，確保每個(gè)文件份號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)單位。

　　文印部門必須嚴(yán)格按照規(guī)定印制文件，并在符合保密要求的前提下移交發(fā)文單位，交接雙方須在交接單上簽字，以確認(rèn)文件移交手續(xù)的完成。

　　準(zhǔn)確分發(fā)文件

　　發(fā)文單位要將文件與發(fā)文通知單一并密封，發(fā)文通知單內(nèi)含收文單位名稱或具體人員名字、發(fā)出日期、通知單編號(hào)（順號(hào)）、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、開始份號(hào)和結(jié)束份號(hào)、標(biāo)注“如收到文件與此單不符，請(qǐng)即電話聯(lián)系××單位核對(duì)”等信息，按照機(jī)要方式發(fā)送至收文單位或單位具體人員。

02

謀劃要細(xì)，做足準(zhǔn)備提高效率

　　周密部署，健全方案

　　要多方征求意見，層層把關(guān)完善，制定符合實(shí)際的實(shí)施方案。

　　比如，起草《關(guān)于做好××年度××文件清退和銷毀工作的通知》及附件《清退清單》，可以向具有代表性的收文單位征求建議，核對(duì)《清退清單》列出的應(yīng)回收文件的各要素，確保列出的需回收的文件各要素準(zhǔn)確無誤；向疫情防控部門咨詢相關(guān)政策，確保制定的方案切實(shí)可行。

　　細(xì)分單位，現(xiàn)場不紊

　　分時(shí)段、分批次回收，明確各收文單位的清退日期、清退地點(diǎn)，避免收文單位扎堆清退，或某一時(shí)段“無人問津”的現(xiàn)象。明確各收文單位清退文件和銷毀文件責(zé)任，避免僅靠發(fā)文單位負(fù)責(zé)回收文件、銷毀文件時(shí)，因清點(diǎn)人員少、回收件量大等而難以高效完成任務(wù)。

　　工作前移，提高效率

　　充分發(fā)揮收文單位的文件管理功能，提前做好清退文件的準(zhǔn)備工作。

　　比如，收文單位可以提前按照《清退清單》所列文件發(fā)文字號(hào)順序整理文件，去除文件處理標(biāo)簽等附加材料。回收文件時(shí)，發(fā)文單位和收文單位的機(jī)要文秘人員須同時(shí)在場，按照《清退清單》所列文件發(fā)文字號(hào)順序依次清點(diǎn)，既方便又快捷。

　　結(jié)合有關(guān)要求，多形式回收文件

　　提倡收文單位采用多種規(guī)定方式將應(yīng)清退文件送到發(fā)文單位。發(fā)文單位在簽收收文單位通過機(jī)要方式清退的文件時(shí)，要有兩人同時(shí)在場，現(xiàn)場檢查信封有無打開痕跡、封條是否粘貼完好等情況。對(duì)信封存在開封、封條不符合規(guī)定要求的信封，要及時(shí)聯(lián)系收文單位，核查運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)所有能夠接觸到信封的單位和人員，嚴(yán)格按照文件管理規(guī)定，及時(shí)消除泄密的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

03

認(rèn)真清點(diǎn)，全面準(zhǔn)確回收文件

　　清點(diǎn)發(fā)文字號(hào)、份號(hào)、份數(shù)，確保應(yīng)回收的文件一份不少

　　要嚴(yán)格按照發(fā)文登記記錄，認(rèn)真清點(diǎn)回收的文件，確保收文單位清退的文件發(fā)文字號(hào)正確、份數(shù)齊全、份號(hào)與發(fā)文記錄對(duì)應(yīng)。

　　清點(diǎn)文件頁碼、頁面、騎馬訂和釘眼，確保回收的文件完好無損

　　要逐份逐頁清點(diǎn)回收的文件，確保文件不能缺頁、殘頁。對(duì)缺頁、殘頁的文件，要查明是分發(fā)時(shí)存在缺頁、殘頁，還是分發(fā)后裁剪或拆開文件等原因造成的缺頁、殘頁，并查清缺頁、殘頁的去向和原因，堅(jiān)決防止失密、泄密的現(xiàn)象發(fā)生。

　　要檢查騎馬訂和釘眼與分發(fā)時(shí)是否一致。比如，分發(fā)文件的騎馬訂是圓形，而回收文件的騎馬訂是板形，則表明該文件存在被拆換騎馬訂的操作。又如，釘眼與騎馬訂不一致或存在多余釘眼時(shí)，則表明文件存在被拆開的可能，須要查明原因，杜絕隱患。

　　清點(diǎn)文件內(nèi)容、收文單位、《清退清單》，確?；厥盏奈募儆趹?yīng)回收的文件

　　要認(rèn)真查看文件標(biāo)題和內(nèi)容，避免文件形似而實(shí)不是。

　　比如，同是白頭1號(hào)文件，文件首頁發(fā)文字號(hào)、份數(shù)、份號(hào)、頁碼一樣，既可能是中央文件，也可能是省委文件，如果不認(rèn)真檢查第2頁的標(biāo)題或內(nèi)容，就有存在混淆兩個(gè)文件的可能。

　　對(duì)個(gè)別未按照時(shí)限要求退文的收文單位，要及時(shí)通過發(fā)布通知、電話告知等方式提醒，催促收文單位盡快按照通知要求完成清退文件任務(wù)，確保應(yīng)退文件的收文單位一家不漏，應(yīng)回收的文件一份不少。

　　要清點(diǎn)《清退清單》，互留憑證。發(fā)文單位和收文單位人員要在《清退清單》上簽字確認(rèn)，以示文件回收和清退手續(xù)的完成。

工作實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)專欄