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下班前半小時,湖南省長沙縣發(fā)展改革局辦公室干部鄭思的手機(jī)信息提示音響了兩次。打開手機(jī)上的“在星沙”政務(wù)APP查看——一則通知需要下發(fā)至科室,一則文件需要呈簽。
如果是以前,鄭思得趕緊把兩份材料打印出來,找相關(guān)責(zé)任人走線下審簽程序。“在幾個辦公室轉(zhuǎn)一圈,至少得花一兩個小時。”鄭思說,但現(xiàn)在,她只需要在手機(jī)APP上輕點(diǎn),半分鐘內(nèi),就能將文件送達(dá)指定人員。
公文流轉(zhuǎn),一鍵直達(dá),這樣的便利得益于“在星沙”政務(wù)辦公系統(tǒng)的上線。2022年12月,長沙縣基于政務(wù)云、一網(wǎng)統(tǒng)管用戶中心等數(shù)字政務(wù)底座,在確保網(wǎng)絡(luò)信息安全的情況下,上線包括電腦端和移動端的政務(wù)辦公平臺——“在星沙”政務(wù)辦公系統(tǒng),協(xié)調(diào)優(yōu)化縣委、縣政府、自貿(mào)臨空區(qū)、自貿(mào)會展區(qū)辦公流程。該系統(tǒng)全面對接長沙市協(xié)同辦公平臺和長沙經(jīng)開區(qū)辦文系統(tǒng),于今年3月起逐步在全縣干部中推廣使用。
發(fā)文走件效率低,原因何在?
多個公文政務(wù)系統(tǒng)不聯(lián)通,重復(fù)下載、錄入,線下簽審速度慢
公文政務(wù)系統(tǒng),并不是新鮮事。
多年來,隨著政務(wù)電子化、信息化發(fā)展,長沙縣推出過一些公文政務(wù)系統(tǒng)。“在星沙”政務(wù)辦公系統(tǒng)上線前,縣委辦的“長沙縣區(qū)塊鏈+政務(wù)協(xié)同辦公平臺”、縣政府辦的“長沙縣公文登記系統(tǒng)”、縣發(fā)展改革局使用的協(xié)同辦公系統(tǒng)……一個僅僅涉及縣委辦、政府辦、發(fā)展改革局三方的文件,就得登錄3套不同系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。長沙縣各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要建設(shè)了至少9個內(nèi)部辦公系統(tǒng),干部交錯使用,耗時費(fèi)力。
為何會出現(xiàn)多個公文政務(wù)系統(tǒng)?“教育局建立智慧教育辦公系統(tǒng),目的是打通內(nèi)設(shè)科室和全縣教育集團(tuán)及學(xué)校,注重實現(xiàn)會議文件的線上簽批和傳輸;自然資源局把公文辦理和業(yè)務(wù)審批結(jié)合,開放部分土地規(guī)劃、巡查圖斑等數(shù)據(jù),配置項目建設(shè)用地報批查詢和公文線上簽批等功能。”長沙縣大數(shù)據(jù)中心建設(shè)運(yùn)維部部長曾洋泱說,“各有各的考慮,也都有一定實際用途。”
但多個公文系統(tǒng)并存,辛苦的就是基層干部。“‘在星沙’政務(wù)辦公系統(tǒng)上線前,我每天上班時,要打開3個系統(tǒng),相關(guān)信息需要重復(fù)下載、錄入。”鄭思說,“收文后,在本單位內(nèi)部,再通過線下方式走審簽流程;要是牽涉其他部門,重復(fù)下載和錄入等問題還會繼續(xù)延伸。”
2022年底的一天,鄭思通過政府公文登記系統(tǒng),收到縣政府辦轉(zhuǎn)來的市級文件,要求報送長株潭一體化落實情況。由于長株潭一體化工作包含產(chǎn)業(yè)發(fā)展、基礎(chǔ)設(shè)施、公共服務(wù)、生態(tài)環(huán)境等方面,需要收集交通運(yùn)輸局、工信局、科技局、教育局等20多個相關(guān)單位的工作開展情況。
經(jīng)辦人員通過電話、傳真等方式,通知這些單位梳理工作情況報送至發(fā)展改革局。“20多個主要單位各自下載文件,都走了一遍線下審簽流程,將文件資料傳至發(fā)展改革局。我們下載下來,走完線下審簽流程,再上傳政府公文登記系統(tǒng),才能將工作資料報送至縣政府辦。”鄭思說。不同系統(tǒng)間切換,線上線下間轉(zhuǎn)換,增加了一些不必要的負(fù)擔(dān),也降低了工作效率。
發(fā)文走件為何耗時長、效率低?“主要原因在于全縣公文政務(wù)系統(tǒng)不聯(lián)通,‘在星沙’政務(wù)辦公系統(tǒng)就是從這個問題出發(fā),切實減輕基層干部的負(fù)擔(dān)。”曾洋泱說。“在星沙”政務(wù)辦公系統(tǒng)目前在全縣各級干部中普及率已超九成。
整合系統(tǒng)智能化,便利在哪?
一個系統(tǒng)一鍵收發(fā)公文,實時掌握簽批進(jìn)度,留足經(jīng)辦時間
8月5日,一份關(guān)于長沙縣2024年農(nóng)村公路危橋改造(涉農(nóng))項目的文件傳至發(fā)展改革局。項目是否必要,需5天內(nèi)給出答復(fù)。
按照工作規(guī)范,長沙縣發(fā)展改革局主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人需要先給出意見,最后再到具體經(jīng)辦人手里。“即便辦公室以最快速度走流程,也至少要兩三天。”留給經(jīng)辦人、長沙縣發(fā)展改革局投資科科員李慨楊的時間,可能最多一兩天。
在這一兩天內(nèi),他要聯(lián)合交通運(yùn)輸局、危橋改造項目所在鎮(zhèn)(街道)、財政局等單位協(xié)同完成實地查勘,就危橋現(xiàn)狀完成等級評估,形成項目必要性結(jié)論。時間挺緊,任務(wù)不少。“如果線下簽審環(huán)節(jié)中,遇到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不在或未及時簽字,就會影響整個后續(xù)流程。”鄭思說。
要提高效率,在期限內(nèi)完成工作,那就只能在發(fā)文走件的內(nèi)部流程上做優(yōu)化,為一線經(jīng)辦人員留出更多時間?,F(xiàn)在一個系統(tǒng)一鍵收發(fā)公文,能實時掌握公文簽批進(jìn)度。
“文件到了局里,第二天甚至當(dāng)天就能到我這里。”李慨楊深有體會。8月6日,收到經(jīng)辦任務(wù),他聯(lián)系多個責(zé)任部門;8日到安沙、青山鋪、北山等多個鎮(zhèn)的項目現(xiàn)場完成查勘;9日按時答復(fù)上級部門。比起過去,工作節(jié)奏更有序,壓力顯著減輕。
除了單位內(nèi)部,單位之間行文也更方便。6月26日,長沙縣發(fā)展改革局依照慣例,需再度報送長株潭一體化半年度工作進(jìn)度,仍涉及20多個主要單位。通過“在星沙”政務(wù)辦公系統(tǒng)發(fā)布通知,收到信息的各單位收集信息、匯總材料,直至完成審簽報送,幾乎不用打印一張紙,更不用重復(fù)下載和錄入。
“‘在星沙’政務(wù)辦公系統(tǒng)上線后,80%以上公文可在2小時內(nèi)辦結(jié),跨多部門流轉(zhuǎn)的公文,平均辦結(jié)時間由10天縮減為3天,個別急件實現(xiàn)了申報到辦結(jié)的快速審批。”曾洋泱告訴記者。目前,“在星沙”政務(wù)APP整合了全縣19個政務(wù)APP,并與上級政務(wù)系統(tǒng)打通,實現(xiàn)市、縣兩級公文雙向傳輸。
提升效能減負(fù)擔(dān),怎么優(yōu)化?
合理集成相關(guān)功能,優(yōu)先做好關(guān)鍵模塊,回歸政務(wù)工具屬性
效率高、省時間、有數(shù)據(jù)、可查詢,隨著“在星沙”政務(wù)APP辦文模塊的日益完善,基層干部切實感受到了線上辦文的便利性。截至目前,長沙縣113個單位(含議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu))14293人使用“在星沙”政務(wù)辦公系統(tǒng),通過其傳輸各類公文函件1.5萬余條,處理各類公文函件8.5萬余件。
從系統(tǒng)內(nèi)的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計,同樣可以看出基層減負(fù)的成效。“截至7月底,今年街道處理各類公文函件1700余條,同比減少10%。”(上朗下禾)梨街道黨政辦副主任彭力告訴記者。
合理集成,減少其他政務(wù)APP使用。以高效辦文為例,“在星沙”政務(wù)APP從整合一項功能到整合一類功能,同時開發(fā)了“我的會議”“任務(wù)督辦”模塊,規(guī)范會議召開、督查檢查等內(nèi)容。“手機(jī)上現(xiàn)在裝的政務(wù)APP越來越少,運(yùn)轉(zhuǎn)都更暢快了。”彭力說。
聚焦重點(diǎn),優(yōu)先做好關(guān)鍵模塊。“‘在星沙’政務(wù)辦公系統(tǒng)功能模塊也不是越多越好、越全越好。”曾洋泱說,聚焦干部工作職責(zé),避免APP龐大臃腫、低效運(yùn)行,該系統(tǒng)十分注重厘清內(nèi)容邊界和功能邊界。
“目的是確保政務(wù)APP回歸政務(wù)處理的工具屬性,各級干部在使用時,不會被無關(guān)信息干擾,更不用增加額外負(fù)擔(dān)。”曾洋泱說。“在星沙”政務(wù)辦公系統(tǒng)相應(yīng)功能模塊精確設(shè)置權(quán)限范圍,基層干部只需要接收自己職責(zé)范圍內(nèi)的信息,其應(yīng)用界面也更簡潔。
目前,“在星沙”政務(wù)辦公系統(tǒng)已形成貫通市級辦公平臺,涵蓋縣區(qū)各部門、各鎮(zhèn)(街道)的綜合辦文體系。電子化公文的推行,減少了紙質(zhì)公文的打印、裝幀、呈送、跟蹤等環(huán)節(jié),用戶通過手機(jī)隨時隨地查閱和處理公文。“這個政務(wù)APP的推出,提高了政務(wù)‘智治’效能,也做到了為基層干部減負(fù)。”鄭思說。
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